Behandling av personuppgifter
Vad är personuppgifter?
Med personuppgifter så menar vi alla uppgifter som rör en identifierad eller identifierbar fysisk person. Om uppgiften, enskilt eller i kombination med andra uppgifter, kan knytas till en specifik levande person så är den en personuppgift.
Exempel på personuppgifter är personnummer, samordningsnummer, namn och telefonnummer. Det kan även vara IP-adresser och organisationsnummer som rör en enskild firma.
Vad innebär behandling av personuppgifter?
Att vi behandlar dina personuppgifter betyder att vi hanterar dina personuppgifter på något sätt. Allt som sker med en personuppgift är en personuppgiftsbehandling.
Exempelvis kan det handla om att vi samlar in, registrerar, sparar, organiserar, kopierar, ändrar eller tar bort uppgifter. Det kan även vara att vi tar del av och använder uppgifterna i något syfte, exempelvis när vi beslutar om medlemskap, ersättning eller skickar information till dig.
Utöver detta är utlämning, begränsning, arkivering och gallring exempel på vad som ingår i begreppet behandling.
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
A-kassorna är föreningar som enligt lag har ett myndighetsutövande uppdrag.
Vi behöver behandla dina personuppgifter för att kunna utföra vårt lagstadgade uppdrag. Vi gör detta huvudsakligen med stöd av dataskyddsförordningen artikel 6.1 e som ett led i vår myndighetsutövning, ett allmänt intresse eller för att vi har rättsliga förpliktelser (artikel 6.1 c).
I enstaka fall kan vi behandla dina personuppgifter med stöd av samtycke från dig (6.1.a). Exempelvis om du vill att vi lämnar ut uppgifter om dig till trygghetsorganisationer. När vi använder samtycke som rättslig grund informerar vi dig om det i samband med att vi ber om ditt samtycke.
Vi behöver behandla dina personuppgifter för följande ändamål:
- Information och rådgivning
- Hantera inträden, pågående medlemskap och utträden
- Utreda rätten till arbetslöshetsersättning och betala ut arbetslöshetsersättning
- Kontrollarbete och för att förhindra felaktiga utbetalningar
- Återkräva felaktig utbetald ersättning och skuldhantering kopplat till det
- Följa lagar och regler som gäller i vår verksamhet
- Utveckla verksamheten och servicen till dig som medlem
- Utveckla och testa våra system för att verksamheten ska utföras på ett säkert sätt
- Statistik och forskning
- Utbildning och kvalitetssäkring
- Bedriva, upprätthålla och utveckla a-kassans verksamhet.
Information och rådgivning
Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna informera och ge råd kring medlemskap i en a-kassa och när du har frågor om arbetslöshetsförsäkringen. Till exempel när du ringer, besöker vår webbplats eller skickar e-post till oss behandlas dina personuppgifter. Dina personuppgifter behandlas även då vi kontaktar dig för att informera och ge råd. Det kan gälla specifik information om just ditt ärende eller generell information.
Vår rättsliga grund för att behandla dina uppgifter i samband med behandlingen ovan är myndighetsutövning och allmänt intresse.
Hantera inträden, pågående medlemskap och utträden
När du vill bli medlem hos oss och under din medlemskapstid behöver vi behandla personuppgifter om dig. När du ansöker om medlemskap hos oss kommer dina personuppgifter registreras i vårt medlemssystem. Vi har en skyldighet att ha ett register över våra medlemmar. I och med din ansökan om medlemskap kontrollerar vi att du inte redan är medlem i en annan a-kassa. Vi behöver också behandla dina uppgifter för att kunna fakturera medlemsavgiften samt bokföra inbetalda medlemsavgifter. När medlemskapet hos oss upphör automatiskt eller du väljer att avsluta medlemskapet behöver vi även behandla personuppgifter.
Vår rättsliga grund för att behandla dina uppgifter i samband med behandlingen ovan är myndighetsutövning och för att fullgöra rättsliga förpliktelser. Om känsliga personuppgifter behandlas i utredningen om medlemskapet gör vi det med stöd av lag.
Utreda rätten till arbetslöshetsersättning och betala ut arbetslöshetsersättning
Om du ansöker om arbetslöshetsersättning kommer vi behöva behandla dina personuppgifter för att utreda om du har rätt till ersättning. Du ansöker om ersättning via Mina sidor och vi hanterar ditt ärende i Våra sidor. Arbetsgivarintyg kan behandlas i tjänsten arbetsgivarintyg.nu om din arbetsgivare använder den tjänsten. Under utredningen inhämtar vi uppgifter från andra än dig som medlem, se ”Från vem får vi uppgifter”.
Om du blir beviljad ersättning kommer vi också behandla dina uppgifter för att betala ut den.
Vår rättsliga grund för behandlingen ovan är myndighetsutövning. Om känsliga personuppgifter behandlas i utredningen för rätten till ersättning gör vi det med stöd av lag.
Kontrollarbete och förhindra felaktiga utbetalningar
I vårt uppdrag ingår kontrollarbete som ett led i att förhindra att felaktiga utbetalningar görs. Vi har tekniska kontroller som är inbyggda i våra system och utför även kontroller enligt manuella rutiner.
Den rättsliga grunden för denna behandling är allmänt intresse. Om känsliga personuppgifter behandlas i kontrollarbetet gör vi det med stöd av lag.
Återkräva felaktig utbetald ersättning och skuldhantering kopplat till det
Ersättning kan av olika anledningar betalas ut felaktigt. Det kan till exempel bero på att du lämnar felaktiga uppgifter till oss eller att det blir fel av någon annan orsak. Vi återkräver felaktigt utbetald ersättning och måste i utredningen behandla dina personuppgifter. Under utredningen kan vi inhämta uppgifter från annan än dig som medlem, till exempel din arbetsgivare, se ”Från vem får vi uppgifter”.
Vår rättsliga grund för behandlingen ovan är myndighetsutövning. Om känsliga personuppgifter behandlas i utredningen för att återkräva ersättning gör vi det med stöd av lag.
Fordran hanterar vi enligt inkassolagen och god inkassosed. Dina personuppgifter behandlas i skuldhanteringen, till exempel vid upprättandet av en avbetalningsplan eller vid indrivning av fordran hos Kronofogdemyndigheten.
Vår rättsliga grund för skuldhanteringen är myndighetsutövning och fullgörande av rättslig förpliktelse.
Följa lagar och regler som gäller i vår verksamhet
Vi måste, för att kunna följa lagar och regler i vår verksamhet, behandla dina personuppgifter. Följande exempel kan nämnas:
- Ha ett medlemsregister
- Bokföra medlemsavgifter
- Skicka uppgifter om utbetald ersättning till Skatteverket
- Dokumentera incidenter och anmäla till Integritetsskyddsmyndigheten i vissa fall.
Vår rättsliga grund för att genomföra dessa behandlingar är att fullgöra rättslig förpliktelse.
Utveckla verksamheten och servicen till dig som medlem
Vi strävar ständigt efter att bli bättre. Vi vill att vår verksamhet ska leva upp till en god förvaltning och hög service till dig som medlem. Vi vill också utveckla vår verksamhet till att bli mer effektiv och rättssäker. För att kunna bli bättre behöver vi bland annat göra analyser baserat på medlemsuppgifter och ärendeuppgifter. Vi behöver behandla dina personuppgifter i utvecklingen. I utvecklingsarbetet använder vi ofta pseudonymiserade eller anonymiserade personuppgifter som inte går att koppla ihop med dig som person utan att ha tillgång till information som bara finns bara hos oss.
Exempel på utvecklingsarbete kan vara att vi:
- ber dig delta i medlemsundersökningar
- analyserar data på webben för att kunna anpassa och förbättra informationen
- analyserar ärendedata för att leda och fördela arbete.
Vår rättsliga grund för behandlingen ovan är allmänt intresse.
Utveckla och testa våra system för att verksamheten ska utföras på ett säkert sätt
Vi behöver behandla dina personuppgifter för att förbättra och anpassa våra system för att få säkrare och mer effektiva lösningar. Vi behöver också anpassa våra system vid lagändringar. Vi behöver då utveckla och testa systemen så att dessa fungerar på ett korrekt och säkert sätt. Det gäller för såväl befintliga system som vid införande av nya.
Rättslig grund för behandlingarna ovan är allmänt intresse och fullgörande av rättslig förpliktelse.
Statistik och forskning
Vi behandlar personuppgifter för att få fram statistik. Vissa statistikuppgifter är vi enligt lag skyldiga att ha samt lämna vidare till Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen (IAF) och till Statistiska centralbyrån. Vi tar också fram statistikuppgifter för att leda och fördela arbetet. Det gör vi utifrån vårt uppdrag att arbeta rättssäkert och effektivt.
Vi bedriver ingen egen forskning men lämnar ibland ut personuppgifter för forskning på arbetslöshetsförsäkringens område. Det är viktigt för oss att främja forskning inom vårt område. Om vi inte har en rättslig skyldighet att lämna ut uppgifterna gör vi alltid en prövning innan uppgifterna lämnas ut för forskning.
Ändamålen och de rättsliga grunderna vi har för att behandla personuppgifter i samband med statistik och forskning är samma som för de ursprungliga behandlingarna.
Utbildning och kvalitetssäkring
För att ha rätt kompetens på rätt plats behöver vi kontinuerligt utbilda personalen. I samband med internutbildningar använder vi så långt det är möjligt anonymiserade ärenden och uppgifter. I undantagsfall kan det förekomma personuppgifter för att tydliggöra en viss typ av ärende eller en viss frågeställning.
Det kan även förekomma personuppgifter i de fall en anställd behöver diskutera och rådfråga en annan handläggare i speciellt komplicerade och sällan förekommande ärenden. Personuppgifter behandlas också i de fall en nyanställd är under utbildning och behöver stöd.
För att säkerställa likabehandling vid handläggning och garantera rättssäkra beslut genomförs interngranskningar med jämna mellanrum. Vid dessa granskas verkliga ärenden. Resultatet sammanställs anonymiserat. Underlaget används sedan för att avgöra om det finns ett behov av att genomföra riktade informations- och utbildningsinsatser.
Bedriva, upprätthålla och utveckla a-kassans verksamhet
För att bedriva en bra verksamhet samarbetar vi med närliggande organisationer som exempelvis fackförbund och andra a-kassor. Vi har även ett tätt samarbete med vår service- och intresseorganisation Sveriges a-kassor som bland annat håller utbildningar för a-kassornas personal och tillhandahåller tekniska system för ärendehantering. För att kunna göra detta behandlar vi personuppgifter.
Som arbetsgivare behandlar vi personuppgifter i vår personaladministrativa verksamhet. Det kan exempelvis vara när vi tar emot ansökningar vid rekrytering eller för att betala ut lön till anställda.
Vi behandlar även personuppgifter när vi samarbetar och tecknar avtal med olika leverantörer som utför tjänster för vår räkning, exempelvis rörande IT-drift, distribution och betalningshantering.
Lagringstid
De personuppgifter vi behandlar i ärenden gällande ersättning, och i viss mån medlemskap, ingår ofta i allmänna handlingar. Utgångspunkten är att vi ska bevara allmänna handlingar men det finns vissa möjligheter för oss att gallra, det vill säga radera, allmänna handlingar. Hur länge uppgifterna ska bevaras avgörs därför från fall till fall och kan regleras i föreskrift från Riksarkivet (RA-MS 2010:70).
Även andra lagar, till exempel arkivlagen (1990:782), bokföringslagen (1999:1078), diskrimineringslagen (2008:567), arbetsmiljölagen (1977:1160), ställer krav på att vi ska spara uppgifter viss tid.
Läs mer
I huvudmenyn under GDPR kan du läsa mer om vad som gäller i olika situationer.